Comment organiser vos archives dans un box à louer

Comment utiliser un garde meuble pour vos archives

box à louer Paris

Archiver c’est une chose, mais bien le faire peut s’avérer vital dans certains cas…

Vous ne savez plus quoi faire de ces montagnes de documents et vous aimeriez bien les passer au destructeur de documents mais hélas, vous êtes tenus conserver bon nombre de documents relatifs à la comptabilité, aux ressources humaines, au commercial et bien d’autre encore…

garde meuble paris Paris

 

Vous avez opté pour la location d’un box de stockage, c’est très bien (vous avez pris ce box à louer chez Flexi Stockage, c’est encore mieux ;-)), mais attention, ne vous laissez pas tenter par la facilité de tout jeté au hasard d’un coin du garde meuble car au final, vous vous retrouveriez vite dans la même situation que dans vos locaux : Manque de place et surtout difficulté à mettre la main sur les documents recherchés en temps voulu.

Selon la taille du garde meuble, ajouter de un à plusieurs racks destinés à l’archivage de chaque côté du box à louer en veillant à dégager une allez centrale afin de pouvoir accéder rapidement et facilement à tous vos document (concept similaire au self stockage pour le stockage optimisé dans un box à louer)

Un garde meuble archivé correctement vous assure un meilleur suivi et une plus longue conservation

Ensuite, selon votre fonctionnement, vous pourrez classer vos archives selon plusieurs schémas :

box à louer Paris

  • Par nom
  • Vos archives ne revêtent pas une importance quelconque, privilégiez un classement par nom de A à Z. Si la surface du box à louer vous le permet, dédiez un rack par lettre Ex : Rack 1 pour la lettre A.

  • Par thème
  • Vous pouvez également choisir de stocker vos archives par thème ou sujet si le tri par nom n’est pas optimisé pour vous. Par exemple : Un rack pour la comptabilité, un rack pour les RH etc…

  • Par date
  • Si vous souhaitez gagner de l’espace dans votre bureau, vous pouvez toujours stocker les documents que vous consulter de manière ponctuelle. Dans ce cas, archivez vos documents du plus ancien au plus récent (les plus récents étant situés à l’entrée du box à louer) afin d’y avoir accès rapidement.

  • Par ordre d'importance
  • Ce mode de stockage est similaire au concept d’archivage par date. En effet, classez vos documents du mois important au plus important (les plus importants étant situés à l’entrée du garde-meubles).

 

Nous espérons que ce post vous aidera dans votre archivage avec un box à louer !

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A très vite !

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